Cum s-au transformat sălile de ședințe în spațiu de coșmar pentru fiecare angajat din corporație

Sălile de ședință s-au transformat pentru cele mai multe companii într-un spațiu generator de tensiuni și conflicte, în condițiile în care tot mai mult timp de lucru este alocat pentru acest tip de întâlniri, iar cei mai mulți participanți se întind peste programul alocat, scrie The Wall Street Journal.

David Lewis, CEO la compania de resurse umane OperationsInc și consultant pentru marile corporații, a observat această problemă la angajații cu care a interacționat. Acum câteva luni, David a avut o întâlnire cu un client pentru a discuta o problemă „sensibilă”, discuție care a avut loc la Starbucks, după ce sala de conferințe „rezervată” de client a fost luată de directorii companiei.

Timpul petrecut în ședințe a crescut în fiecare an cu aproximativ 2%, din 2000 și este în continuă creștere, spune  Michael Mankins, partener al firmei de consultanță Bain& Co din SUA. Un director general petrece, în medie, 28 de ore pe săptămână în ședințe, în timp ce un manager își ocupă 21 de ore din timp pentru întâlnirile cu angajații, potrivit unui studiu realizat de Mankins.

Sălile de ședințe ocupă, de asemenea, și mult spațiu, fiind prea mari, 73% din întălniri se desfășoară cu doar două sau trei persoane, însă spațiul disponibil este pentru 7 persoane, potrivit unui studiu realizat de compania de design interior HOK, din SUA..

Unele companii au încercat să rezolve această problemă introducând un sistem de rezervare a sălii de conferințe și încercând să creeze mai multe spații pentru întălnirile mici, lăsând sălile mari de ședință doar pentru întruniri la care participă mai multe persoane.

Afișarea regulilor interne pe pereții și ușile sălii de ședințe poate îmbunătăți comportamentul, spune Jacqueline Whitmore,  analist comportamental. Ședințele ar trebui să înceapă și să se sfârșească la timpul stabilit pentru a evita efectul de domino în programul angajaților.

Micșorarea sălilor de ședințe poate crea probleme în rândul angajaților. Spațiul strâmt ar putea intimida angajații și i-ar putea face să se simtă constrânși să-și termine proiectele în cel mai scurt timp.

Peste 40% din angajații companiilor pierd peste 30 de minute pe zi în căutarea sălilor de ședințe disponibile, potrivit firmei de planificare a timpului, Steelcase.

Sursa:
Ziarul Financiar

Autor:
Oana Stupinean